Los ordenadores en sí mismos, y el software aún no desarrollado, van a desarrollar la forma en la que aprendemos.
Steve Jobs
El programa Excel, al igual que otros productos de Microsoft (como Word o Powerpoint, entre otros), es una herramienta informática utilizada por una gran mayoría de los usuarios de ordenador.
Entre emprendedores, estudiantes, trabajadores, profesores y otro tipo de usuarios, son muchas las personas que utilizan este programa a la hora de la gestión y organización del día a día.
Aunque en la actualidad se trate de una herramienta tan popular, hay que ser consciente de que manejar el programa no es una tarea sencilla para todo el mundo. De hecho, hay a quienes les asusta, mientras que otros navegan por sus hojas de cálculo sin ninguna dificultad aparente.
Si tú también utilizas Microsoft Excel en tu día a día, seguramente querrás saber cuáles son las ventajas y desventajas que ofrece la herramienta Excel. Descúbrelas en este artículo de Superprof donde ahondamos en esta cuestión.
¿Cuáles son las ventajas de Excel y cuáles son sus usos?
Excel es una herramienta que ofrece una infinidad de ventajas. Sencillez, eficacia y rapidez son algunas de las palabras clave que definen a esta hoja de cálculo al servicio de la mayoría de nosotros.
A continuación, te dejamos algunas de las ventajas que ofrece el uso de este software.
La facilidad de su uso
Excel es fácil de usar, incluso para aquellos usuarios o personas que no tienen ningún conocimiento de informática y son usuarios básicos.
Sus hojas de cálculo están organizadas en filas y columnas, lo que hace que la navegación sea fluida y sencilla. Además, se puede acceder a la mayoría de las funciones a través de los iconos que encontrarás en la barra de herramientas, similar a la que encontrarás en otros programas de la suite de Microsoft, como Word; es más, se han vuelto casi universales.
Por supuesto, como todos los programas de la suite Office, siempre puedes volver atrás en caso de que te hayas equivocado. ¡Para tomar un curso de excel online, recurre a Superprof!
La capacidad de gestionar datos
Excel es una poderosa herramienta para la manipulación de datos, puesto que permite ordenar, filtrar, agrupar y analizar los datos que quieras con tan solo algunos clics.
Con Excel, podrás ordenar y filtrar la información de diferentes formas:
- En orden alfabético ascendente o descendente (de la A a la Z o de la Z a la A)
- Por color
- Por valor
- Por número
- Por fecha y hora
- Por icono, etc.
Así, se adapta a tus necesidades de tal forma que se convierte para muchas personas en una herramienta indispensable.
Además, las fórmulas y funciones integradas facilitan mucho los cálculos y análisis más complejos. Ya verás, que con Excel es casi imposible cometer un error de cálculo.
La visualización clara de ideas
Excel permite crear tablas y gráficos para visualizar los datos en un segundo. ¿Con qué objetivo? Para resaltar aquella información que necesitas.
Ofrece, por ejemplo, las tablas dinámicas, que, como su nombre indica, permiten combinar varias tablas para extraer información relevante y refinada.
Asimismo, podrás realizar previsiones en base a las cifras y datos que hayas introducido previamente.
La personalización, para obtener un archivo Excel que se adapte a tus necesidades
Excel ofrece una gran flexibilidad a la hora de personalizar las hojas de cálculo. De este modo, los usuarios pueden personalizar los colores, la fuente, los bordes o los fondos para crear hojas de cálculo únicas que se adapten a sus necesidades.
Es más, se puede crear una hoja de cálculo con los colores del arcoíris si se quiere. Para ello, prueba siguiendo los pasos que verás en el siguiente tutorial:
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Su compatibilidad con otros programas Microsoft
Excel forma parte del paquete Microsoft Office como ya hemos dicho, lo que significa que es compatible con otros programas del paquete, como Word y PowerPoint, entre otros.
De este modo, los usuarios pueden copiar y pegar datos fácilmente entre las diferentes herramientas, lo que se traduce en un ahorro de tiempo bastante considerable, sobre todo cuando se trata de escribir informes de análisis o revisiones.
Su idoneidad para la gestión de proyectos
Excel es una de las herramientas de gestión de proyectos más populares porque permite realizar un seguimiento periódico de las tareas que se llevan a cabo respetando los plazos establecidos.
Por ejemplo, los usuarios de Excel pueden crear diagramas de Gantt para visualizar el cronograma de su proyecto actual y realizar un seguimiento del progreso a lo largo de días, semanas o incluso meses o años.
A continuación, te dejamos algunos consejos para crear tú mismo uno:
Te recomendamos que te suscribas a esta cuenta en Tik Tok ya que está llena de trucos y consejos para que aprendas a utilizar absolutamente todas las funciones de Excel.
La optimización de la gestión de mercancías
Excel también se utiliza para gestionar stocks tangibles o intangibles. Los usuarios pueden realizar un seguimiento de los niveles y movimientos del inventario utilizando funciones integradas.
Las hojas de cálculo también se pueden utilizar para realizar un seguimiento de diversos datos, como, por ejemplo:
- Costes de producción
- Márgenes y beneficios
- Fechas
- Gastos y ganancias
- Rotaciones de stock, etc.
Tomando un curso de excel podrás aprender a sacarle todo el provecho a esta herramienta.
Por lo tanto, se trata de una herramienta muy valiosa para negocios físicos y sitios de venta online.
Asimismo, Excel también permite establecer previsiones de ventas o de actividad. Dos documentos imprescindibles a la hora de solicitar un préstamo profesional a una entidad financiera, por ejemplo.
Existe un competición internacional sobre Excel conocida como la Financial Modeling World Cup. En este torneo se reúnen cientos de profesionales del Excel provenientes del mundo de las finanzas que compiten entre sí para ganar el título de campeón de Excel. ¡Incluso hay una categoría de estilo libre!
Los inconvenientes y los límites de Excel
Aunque es fácil manejar Excel en sus funciones más básicas, también presenta algunos inconvenientes y límites operativos que deberás tener en cuenta.
A continuación, te detallamos algunas limitaciones de esta herramienta.
La limitación en la gestión de datos
Aunque Excel es una poderosa herramienta a la hora de gestionar datos, puede presentar ciertas limitaciones. Por ejemplo, trabajar con hojas de cálculo grandes puede provocar una ralentización del ordenador o incluso causar algún error.
Además, el tamaño del archivo puede verse limitado por la capacidad de almacenamiento del propio ordenador.
Diferencias notables entre el programa de Windows y la aplicación Web
Como sabrás, puedes trabajar en Excel de varias maneras:
- En línea, utilizando una conexión a Internet y comprando una licencia.
- En el software (después de haberlo comprado e instalado) desde un ordenador portátil o de sobremesa
- En Mac
Cada una de estas tres posibilidades presenta sus propias características y limitaciones de uso.
La aplicación de Excel en la web es muy similar a su aplicación de escritorio. Sin embargo, hay algunas diferencias importantes que deberás tener en cuenta.
De hecho, trabajar en Excel en línea presenta más limitaciones que trabajar con la versión del software en un ordenador de sobremesa o un portátil.
Es más, tendrás menos herramientas y funciones a tu disposición, lo que puede resultar un problema, sobre todo si realizas un uso avanzado de Excel.
Además, algunos formatos no son compatibles con la versión en línea.
El riesgo de error
Excel es una herramienta poderosa, pero puede resultar un verdadero quebradero de cabeza si las fórmulas y funciones no se aplican correctamente. Por lo tanto, deberás tener cuidado constantemente al copiar/pegar fórmulas en tu tabla, al ampliar una columna o al trabajar en varias pestañas, por ejemplo.
Los errores pueden dar lugar a análisis erróneos y, de este modo, tener importantes repercusiones en las estrategias empresariales.
La dificultad de trabajar con modelos complejos
Aunque es fácil de usar para hojas de cálculo básicas, Excel puede resultar difícil de usar para modelos de datos complejos o análisis estadísticos.
Los usuarios deben estar capacitados para utilizar fórmulas y funciones avanzadas.
Muchas empresas ofrecen formación y certificaciones de Excel a sus empleados para que puedan aprovechar al máximo el potencial de este software.
Cabe la posibilidad de dar clases particulares de informática, en concreto con la especialidad en Excel.
Por ejemplo, en Superprof, hay nada más ni nada menos que 900 profesores de Excel?
El uso de Excel que genera estrés y frustración
Aunque Excel es fácil de usar en sus funciones básicas, realizar análisis más avanzados puede resultar estresante para un principiante. Más allá del simple desánimo, puede provocar una pérdida de tiempo y una reducción de la productividad.
Existen una gran cantidad de tutoriales de Excel en línea, así que no dudes en echarles un vistazo una y otra vez si se te presenta algún problema.
Además, Microsoft cuenta con un asistente que te podrá ser de ayuda para familiarizarte con Excel y sus funciones.
Por ejemplo, en YouTube, encontrarás clases completas y gratuitas de formación de Excel 365, como el que aparece a continuación:
La limitación de la colaboración entre diferentes usuarios
Aunque Excel es en esencia una herramienta colaborativa, también presenta algunas limitaciones a este respecto.
Por ejemplo, las hojas de cálculo se pueden bloquear o editar por accidente (o por elección propia), lo que puede generar conflictos entre usuarios.
Además, la compartimentación de los datos en una tabla no permite una lectura transversal de los mismos y, de hecho, limita el trabajo y su compartición.
Por todos estos motivos, hay quienes buscan otras alternativas a Excel, aunque, sin duda, sea toda una referencia en el sector.
La seguridad de los datos
Excel puede ser vulnerable a la pérdida de datos en caso de que se produzca algún fallo en el ordenador u ocurra algún error en la aplicación.
Además, las hojas de cálculo pueden ser hackeadas o pirateadas si sus usuarios no las protegen adecuadamente.
Como has podido ver, utilizar Excel puede suponer una verdadera ayuda en tu vida diaria. Crear una tabla de datos puede ahorrarte mucho tiempo si sabes cómo utilizar el software correctamente. Y si no, para aquellos que lo necesiten, siempre se puede recurrir a la formación online de Microsoft o a un profesor particular de informática que te ayude a crear tus primeras hojas de cálculo.
¿Preparado para sacarle el máximo partido a las hojas de cálculo?
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