Es cierto que muchos principios de contabilidad son difíciles de entender al principio, pero hay quien decide no aprender a hacer una factura, calcular gastos comerciales o hacer la declaración de la renta porque prefieren dejarlo en manos de los profesionales.

Si tú sí estás interesado en aprender más cosas sobre contabilidad, en este artículo Superprof describe qué es un estado de pérdidas y ganancias, cómo leerlo y, finalmente, cómo crear uno que pueda usarse para futuros negocios.

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¿Qué es un estado de pérdidas y ganancias?

que es estado de resultados
En primer lugar, ¿qué es un estado de pérdidas y ganancias?

Un estado de pérdidas y ganancias, también llamado estado de rendimiento económico o estado de resultados, es un estado financiero o documento que resume brevemente los ingresos, costes y gastos en los que se incurrió durante un período específico. El período en particular suele ser un trimestre o un año fiscal.

La información incluida en un estado de pérdidas y ganancias ofrece información valiosa a los lectores sobre la capacidad o incapacidad de la empresa para generar ganancias aumentando los ingresos, reduciendo los costes o haciendo ambas cosas.

El estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias es bastante similar al estado del flujo de caja que muestra los cambios en las cuentas durante un período específico. El balance general es ligeramente diferente y muestra lo que una empresa debe y posee en un momento dado.

Mucha gente que no tiene conocimientos previos sobre temas o términos clave en contabilidad afirman que los balances y los estados de pérdidas y ganancias son lo mismo, pero no es así.

Dado que los estados de pérdidas y ganancias son documentos financieros bien organizados, existen algunas categorías principales que siempre se pueden observar, como:

  • Ingresos o ventas.
  • Coste de los bienes vendidos.
  • Marketing y publicidad.
  • Tecnología.
  • Gastos por intereses.
  • Impuestos.
  • Ingresos netos.

Un estado de pérdidas y ganancias se elabora con base en principios de contabilidad como el reconocimiento de ingresos, el pareo y el devengo, que lo diferencian del estado de flujo de caja. 

Es importante señalar que sería muy beneficioso para las entidades comparar los estados de resultados o pérdidas y ganancias de diferentes períodos contables. Los cambios en los ingresos, los costes operativos y las ganancias netas son cifras importantes que ayudan a los empresarios a identificar la salud financiera de su empresa.

Al revisar los documentos de pérdidas y ganancias, los asesores financieros pueden identificar rápidamente los hechos por los que los ingresos de tu empresa han aumentado, pero los gastos están creciendo a un ritmo más rápido. ¡Esta puede ser una llamada de atención para reducir costes innecesarios!

¿Cómo leer correctamente un estado de pérdidas y ganancias?

como leer estado de resultados
Tras comprender las secciones más importantes de una declaración de pérdidas y ganancias, ¡leerlas es pan comido!

Como hemos dicho, un estado de pérdidas y ganancias le dice a un individuo si su empresa es rentable o no. Definir una declaración de pérdidas y ganancias es mucho más cómodo que leer una correctamente porque, para la mayoría de las personas, ¡parece un galimatías de números!

Para evitar confusiones y para que sea fácil leer un documento de pérdidas y ganancias, proporcionaremos un resumen rápido y una explicación de lo que significa cada sección y cómo se determinan los números.

Estas son las distintas secciones de una declaración de pérdidas y ganancias y lo que significan:

  • Ingresos: este es el dinero que las empresas rentables obtienen de las ventas, y las organizaciones sin ánimo de lucro del dinero recaudado en las recaudaciones de fondos. Este es el aspecto más importante de tu negocio ya que tus ganancias cubren los costes de tus gastos.
  • Costes directos: estos son los costes incurridos cuando fabricas tus productos o proporcionas los servicios que ofreces. Estos costes directos dependen de cada negocio, por ejemplo, una empresa que fabrica sombreros incluiría los materiales utilizados para fabricarlos como lana e hilo como parte de sus costes directos.
  • Margen bruto: se determina cuando restas tus costes directos de tus ingresos. El margen bruto le dice al propietario de una empresa cuánto dinero le queda para cubrir sus gastos después de haber cubierto el valor de su producto o servicio.
  • Gastos de funcionamiento: suelen incluir el alquiler, los sueldos o prestaciones, los costes de comercialización y los servicios públicos. Es importante señalar que estos gastos no incluyen los costes requeridos para fabricar la mercancía, ya que son los costes directos.
  • Ingresos operativos: son los ingresos totales obtenidos antes de pagar intereses, impuestos, depreciación, etc.
  • Intereses: solo se incluyen si tu empresa tiene que hacer pagos de intereses sobre los préstamos que puedas tener.
  • Depreciación: son gastos especiales que tienen que ver con los activos que posee tu empresa. Es un hecho bien conocido que con el tiempo los activos pierden su valor y se deprecian. Este gasto se calculará y registrará en esta sección del estado de pérdidas y ganancias.
  • Impuestos: en esta sección, la entidad aparta el dinero para pagar sus impuestos.
  • Beneficio neto: para calcular el beneficio neto, hay que coger los ingresos y restar los costes directos, los gastos de funcionamiento, los impuestos, etc. El número que se obtiene es el beneficio neto.

¿Quién dijo que leer un estado de pérdidas y ganancias sería difícil? Después de comprender cada función o sección de este documento, tendrás la confianza y los conocimientos necesarios para crear el tuyo.

¿Cómo crear un estado de pérdidas y ganancias?

como crear un estado de perdidas y ganancias
Se necesita una lista precisa de todas las transacciones comerciales para crear un informe de pérdidas y ganancias fiel.

Es importante tener en cuenta que hay que contar con la información necesaria para hacer un estado de pérdidas y ganancias, como:

  • Una lista de transacciones de todas las transacciones financieras realizadas con tu cuenta corriente comercial y todas las compras realizadas con la tarjeta de crédito comercial.
  • Los recibos de todas las transacciones de gastos menores.
  • Una lista de todas las fuentes de ingresos, como cheques, tarjetas de crédito y pagos.

Una vez que hayas recopilado toda la información necesaria, ya puedes comenzar a redactar tu estado de pérdidas y ganancias.

En primer lugar, es necesario introducir los ingresos de tu negocio para cada trimestre del año. En segundo lugar, se calculan los gastos comerciales de cada trimestre. En tercer lugar, se puede calcular la diferencia entre ventas y costes para determinar la cantidad total de ganancias. En cuarto lugar, los intereses pagados por las deudas se anotan en el estado de cuenta. En quinto lugar, enumera los impuestos que deben pagarse. Por último, introduce la depreciación total del año y resta.

Tras completar estos seis pasos, el número que te queda son las ganancias netas o la ganancia total de tu negocio.

Ventajas y desventajas de utilizar un estado de pérdidas y ganancias

ventajas estado de perdidas y ganancias
Los estados de pérdidas y ganancias son excelentes herramientas que se utilizan para prever la prosperidad financiera de una empresa.

Cada concepto económico, teoría y estrategia tiene sus ventajas y desventajas y un estado de pérdidas y ganancias no es diferente. El estado de pérdidas y ganancias se usa comúnmente en un entorno comercial para hacer un seguimiento de los estados financieros de una empresa y analizar cómo está rindiendo la entidad.

Sin más preámbulos, vamos a ver las ventajas y desventajas del estado de pérdidas y ganancias. Estas son las ventajas:

  • Realizar un seguimiento del rendimiento empresarial: el resultado final de una declaración de pérdidas y ganancias es uno de los mejores indicadores que se utilizan para determinar la salud general de una empresa. Sin un estado de pérdidas y ganancias preciso, un experto financiero o auditor podría concluir que la entidad es rentable, pero nunca lo sabrá con certeza. Para realizar un seguimiento eficaz de la prosperidad económica de una empresa, se pueden comparar y analizar los documentos de pérdidas y ganancias anteriores de períodos específicos para mejorar las transacciones comerciales.
  • Identificar tendencias financieras: una declaración de pérdidas y ganancias es una excelente ayuda para determinar tendencias y pronosticar o predecir el rendimiento futuro. Las declaraciones de pérdidas y ganancias anteriores de diferentes trimestres pueden ayudar a los asesores financieros de la empresa a detectar lo que depara el futuro. Así, los problemas pueden identificarse y rectificarse lo antes posible.

Sin embargo, también existen algunas desventajas. Aquí tienes un par de inconvenientes de las declaraciones de pérdidas y ganancias:

  • Una pequeña pieza del puzle: debido a su conveniencia, muchos contables y profesionales de las finanzas se han basado únicamente en las declaraciones de pérdidas y ganancias como la única imagen de la salud de la empresa. Esto puede ser una trampa peligrosa porque hay muchos otros documentos y factores a considerar. Los balances generales y los estados de flujo de caja tienen la misma importancia en un entorno empresarial. Por ejemplo, un balance general es un documento importante para demostrar la salud general de una empresa con respecto a la relación entre activos y pasivos, o patrimonio y pasivos. Por último, no olvidemos que los estados de flujo de caja deben analizarse para evitar la escasez de caja.
  • Es mucho trabajo: los estados de pérdidas y ganancias requieren una gran cantidad de informes de los datos financieros. Además, si un asesor financiero o un gerente comercial dedica demasiado tiempo a observar los estados de pérdidas y ganancias, se describe una imagen poco realista de la situación financiera de la empresa.

En conclusión, los estados de pérdidas y ganancias se pueden leer y crear de una forma sencilla una vez se comprenden por completo. ¿Y si utilizas algunos programas de contabilidad que te hagan la vida más fácil?

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Mariana

Millennial empedernida. Comer, viajar, amar.