Ya sea que tengas un negocio montado con años de experiencia o recién estés empezando esta aventura como trabajador por cuenta propia, llevar un control diario de tus finanzas es algo obligatorio. Si bien no necesariamente tenés que ser un profesional de la contabilidad, es tu deber y tu responsabilidad tener los conocimientos básicos para poder actuar de forma consciente y responsable, para poder así crecer y que tus números estés en verde.

Sin embargo, cabe aclarar que llevar los números de una empresa o los propios no es tarea sencilla ni mucho menos. Son muchas las variables a tener en cuenta, por lo que tampoco hay una fórmula única que te garantice el éxito financiero. Si bien la opción más elegida por los monotributistas es contratar el servicio de un contable para que los guíe un poco y les lleve los números, también están aquellos que deciden llevar sus propios registros.

Para eso, no solo es necesario entender y saber diferencias lo que es un ingreso de un egreso, sino que se deben tener nociones mínimas de lo que es una inversión, de cuándo se comienza a recuperar el dinero invertido, cómo llevar un control diario, semanal, mensual o anual, entre muchos otros puntos a tener en cuenta.

No te preocupes, que con este artículo no queremos formarte como un profesional, sino que simplemente queremos presentarte una serie de hábitos que te ayudarán a prestarle atención a esos números a tener en cuenta para que tu negocio prospere.

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Utilizar un programa contable para gestionar tus gastos

Cuando se trabaja por cuenta propia, los números pueden convertirse en nuestro peor enemigo si no los dominamos correctamente. Sin embargo, a diferencia de una empresa, un autónomo tiene una serie de impuestos que debe conocer perfectamente para saber cuándo debe aplicarlos. Como ves, es necesario comprender bien cómo son las cosas cuando trabajas por cuenta propia. Sin embargo, los números tienen ese efecto que tienden a volver locas a algunas personas cuando no están bajo control.

Los programas de facturación y los software de contabilidad son ideales para gestionar los gastos y los ingresos de todo monotributista, ya que simplemente tendrás que introducir los números de tus facturas y administrarlas de la mejor manera posible. Entre los software de facturación más populares se encuentran:

Gracias a las herramientas online y a su facilidad de uso, manejar un software hoy no es tarea imposible.

Gestionar las cuentas de forma regular

Si bien es algo bastante lógico, no está de más recordar que el control de gastos debe realizarse de forma regular. Es fundamental tener constancia a la hora de gestionar la cuentas propias para poder tener noción de tu presupuesto y, así, saber dónde ajustar o qué debés hacer para cumplir con ciertas metas. Esto no significa que día a día tengas que hacer un análisis exhaustivo de tu actividad, pero es necesario que de forma semanal, mensual como vos creas mejor, hagas un buen análisis de ese período de tiempo. 

Para poder ser ordenado y prolijo a la hora de hacer esta revisión es fundamental que cuentes con las facturas de tus gastos, ya sean justificantes de compra o recibos. No dudes en llevar un libro de ingresos y gastos, ordenados cronológicamente, donde se incluya la información imprescindible, como la fecha, el nombre del cliente, el importe, la forma de pago, y todo aquel detalle que consideres importante.

En definitiva, cuanto más claro, riguroso y regular seas, más sencillas serán las cosas para que lleves un control adecuado. La cronología y la regularidad son imprescindibles, por lo que presta suma atención a la hora de ordenar todas las facturas de forma cronológica y bien numeradas.

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Abrir una cuenta bancaria profesional

Muchas entidades bancarias ofrecen un servicio especial para aquellos trabajadores por cuenta propia. Ya sean ciertas facilidades a la hora de realizar trámites o un servicio de atención y asesoría, varios bancos hoy ofrecen esta opción a los monotributistas. ¡Y no viene para nada mal!

Además, diferenciar la cuenta bancaria propia de la laboral te facilitará la vida a la hora de hacer balances, ya que tendrás bien diferenciados los gastos profesionales de los más bien personales.

En este contexto, con una cuenta profesional podrás medir mucho más fácil tus resultados y de una forma más sencilla, además de que tendrás todos los datos de tu negocio en esta misma cuenta.

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Saber diferenciar tus gastos personales de los profesionales te ayudará a gestionar tu contabilidad.

Contar con una copia de seguridad de todos los documentos

En un mundo en el que estamos desbordados de información, no está para nada mal contar con una copia de seguridad de cada uno de los documentos, ya sean físicos o digitales. Podríamos decir que es obligatorio contar con un duplicado de todos los papeles, facturas y documentos de nuestro negocio para no perder nada. Aunque seas una persona sumamente organizada y meticulosa, siempre existe la posibilidad de algún imprevisto y que queden en el camino algún que otro papel.

Por otra parte, por temas impositivos y legales, tenés que almacenar tus facturas por determinada cantidad de años, ya que pueden solicitarte cualquier documento que compruebe tus ingresos.

Sin embargo, tener una copia de seguridad no necesariamente significa hacerle fotocopia a todos los documentos. ¡Sería una locura esa pila de papeles! En la actualidad, existen muchas formas de no almacenar montañas de papeles durante años. Para eso, la solución más sencilla es servirte de las nuevas tecnologías, ya que algunas plataformas en línea permiten mantener los documentos digitalizados, aunque también los tengas almacenados en papel en alguna carpeta de la oficina.

Las soluciones de almacenamiento en línea, como la nube, son excelentes formas de hacer esto y garantizar una contabilidad óptima en caso de que algo salga mal, aunque mejor no ponerse en lo malo.

Aprender sobre la partida doble y los principios de la contabilidad
Llevar a cabo una evaluación mensual o anual te garantizará resultados optimizados.

Definir las fechas en las que harás una revisión

Como bien dijimos anteriormente, la organización y la prolijidad son aspectos claves para llevar al día tus números. A esta dupla, podemos sumar la periodicidad, cuestión muy importante también en la gestión de tus cuentas y finanzas. Una vez que tenemos bien definidos los números que nos ayudarán a analizar nuestros gastos e ingresos, el paso siguiente es definir cada cuánto tiempo haremos una revisión, un análisis más exhaustivo sobre las cuentas mismas. Lo corriente es hacer un análisis a fin de mes para ver cómo fu la actividad mensual y prever el mes próximo, pero no es la única opción. Muchos emprendedores, cuando comienzan, prefieren hacer seguimientos a corto plazo, por lo que llevan a cabo análisis semanalmente o cada dos semanas, para luego ampliar el periodo de tiempo a un mes o trimestre.

Sin embargo, lo que sí es clave y sumamente fructífero es hacer una reunión anual en la que analices al detalle la actividad de todo un año. Así, podrás sacar la cifra de ganancias, de gastos y, sobre todo, te ayudará para encarar el próximo año y plantearte desafíos y objetivos acordes.

Como bien habrás visto, llevar tus propias cuentas como trabajador por cuenta propia no es tarea sencilla, pero hay muchos consejos y herramientas que te ayudarán a que la tarea sea más llevadera. En este sentido, administrar tus números, ya sea para una actividad profesional como para el día a día, es una metodología que te ayudará a ser más consciente del dinero y del capital que tenés a mano.

 

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